探索中小企業信息化最佳解決方案

企業郵局的服務網上一直就有,不過大部分都是收費的,而且價格不菲。以前據說Sogou的企業郵局免費,而且很好用,不過早就不能申請了:( ,找來找去,發現Google Apps提供免費的企業郵局服務,而且基於Gmail的郵件系統,品質也值得信任。經過一段時間的準備,終於把全公司的郵箱遷移到了Google Apps了。

使用了一段時間以後,發現Google Apps不僅僅是個企業郵局而已。使用的好的話,甚至可以替代OA來作為企業辦公自動化的平台!尤其是對中小企業,辦公自動化和信息化無非就是實現郵箱系 統、信息共享、信息發佈和簡單的工作流,而這些都可以通過Google Apps來進行實現!更加美妙的是,你不需要去考慮空間、維護、備份、安全等繁瑣的問題,一切都有Google幫你搞定!

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言歸正傳,總覺得網上關於Google Apps的大部分也就是內容僅僅是介紹一些如何註冊和配置郵箱而已,其餘Google Apps的使用介紹太少了。也許牛人們覺得Gmail,Google Doc,Google Calendar等應用太簡單,不值得說吧。但就我一段時間使用Google Apps來說,雖然Google Apps總體來說是由Gmail,Doc,Caledar等等應用組成的,但是作為Google Apps的團隊來用,還是有一些不太一樣的地方。這裡,就把我這段時間使用的Google Apps 經驗和技巧簡單總結一下。希望對正在尋找企業郵箱、信息系統、辦公自動化解決方案的中小企業有點用處。(僅限免費的標準版服務的介紹)

一、 註冊和登錄

關於Google Apps註冊的文章網上有很多了。 這裡我隨便找了兩個比較詳細的鏈接。

http://chinaz.com/Webbiz/Free/062510I62007.html

http://wmblog.yo2.cn/articles/google-apps.html

可惜的是,.cn結尾的域名始終無法註冊。(曾經有把.cn寫成.CN跳過驗證可以註冊的方法,現在也都不靈了)連用.com等國際域名註冊的時候,在填寫企業信息的時候也不能填寫是中國,這裡再小小抗議一下!

Google Apps註冊是以域名為主體的。整個Google Apps的各種應用也是基於這個域名來使用的,可以說,一個企業的域名在Google Apps可以看作是一個身份證;

假設註冊好的域名是abc.com ,則 https://www.google.com/a/abc.com/ 就是相應Google Apps的登錄頁面;輸入設置好的管理員的用戶名和密碼,就可以登錄到Google Apps的後台管理信息中心。用戶管理和一些應用服務的配置都在這個後台管理中心來進行配置。

另外,相應的各種服務鏈接和配置也在後台統一進行管理;

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如果是用一般用戶登錄,進入的就是普通用戶的登錄界面,主要是各種服務的鏈接。

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值得一說的是,Google Apps的用戶都是用戶自己的域名做後綴,如[email protected]的帳號。這些帳號和普通的Google的帳號還是有區別的,可以理解為[email protected]的帳號只能在以abc.com為域的Google App裡面才可以使用。最直觀的就是普通的Gmail,Google Doc,Google Calendar等應用,使用[email protected]是無法登陸的。

a. 後台概述

上次說過,用管理員用戶登錄以後,系統自動導向到後台的信息中心。

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如圖,主界面中是此帳號的Google Apps下啟用的服務。當前標準版的Google Apps裡提供的服務主要有 電子郵件、在線文檔、日曆、網站、即時通信、移動版、起始頁、通訊錄、網頁等;(還有一個Google App Engine 服務,是用來在Google的基礎架構上運行定制化網絡應用程序的,目前沒使用過,這裡不討論)。點擊「添加更多服務」來增加更多的服務,相信 Google Apps 會不斷推出一些新的應用服務。

其餘菜單項可用來設置各種Google Apps內的應用。「高級工具」菜單提供了一些從windows本地訪問Google Apps應用的小應用程序的說明和下載;「支持」菜單是一些幫助和說明信息;「服務設置」裡面的內容和點擊主界面裡的鏈接是一樣的,就是對各個應用分別進 行設置。這些功能不詳細說明了;

b. 域名設置

Google Apps 的帳戶是以域(@abc.com)註冊的,所以「域名設置」是整個系統的基本配置。

進入「域名設置」後,有四個子選項。 其中「基本」中配置該域名對應的組織名稱、語言等等最基本的信息。用戶只要根據自己的需求進行配置就可以了;

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「帳戶信息」子菜單中,用戶可以管理帳戶的類型。如果希望從基本版升級到專業版,就可以在本菜單進行升級;另外,還有關於主管理員、郵件提醒和訂閱的相關配置。

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「域名」菜單,列出了主域名,例如 abc.com ;這個菜單主要是用來管理域名別名的;域名別名的概念就是,一個Google Apps應用的主域下,還可以設置另外一個別名域,比如efg.net,域名別名功能主要是在郵件系統中使用。當一個企業需要用到不止一個域名時,這個功 能就很有用了;用戶可以用統一的平台管理發到不同域下的郵件。

設置方法也很簡單,

1、 點擊添加域名,例如 efg.net( cn結尾的同樣不能使用:( );

2、 兩種方式驗證域名所有權;

3、 據說明,設置新的域名的MX記錄,(和主域名設置MX記錄的方式相同,主要用於郵件的收發)

設置好了以後,新的別名域名即設置好了; 可以在「域名」菜單中查看和管理;

c. 用戶和群組

以上功能其實都屬於對Google Apps的一次性基本配置;一般只要按照菜單和說明進行簡單配置即可,比較簡單;重點說一下「用戶和群組」功能;Google Apps作為企業(團隊)使用的信息平台,自然需要企業(團隊)內的所有用戶都來使用。用戶的創建和管理就在這裡;

點擊「用戶和群組」後,默認進入「用戶」子菜單,列出了當前域下所有的用戶;管理員可以在這裡查看用戶的名字、帳號、狀態、郵件空間使用、上次登錄日期等幾個數據;也可以進行刪除用戶的操作;

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創建新用戶可以通過點擊「創建新用戶」的方式在頁面上創建;也可以通過點擊「同時上傳多個用戶」來批量上傳,上傳多個用戶時需要按照系統要求的格式來準備.csv的文件。

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另外,菜單中還有一個「申請更多用戶」的功能。如果默認的免費企業用戶的1000個不夠用,可以嘗試一下。不過能否通過,沒試過。

手工點擊「創建新用戶」時,只要簡單的輸入姓名信息、用戶名,並設置密碼(或者設置臨時密碼)。

在用戶列表中,點擊具體用戶的名字,可以進行詳細帳戶信息配置:

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如上圖,包括可以更改姓名、更改密碼等;也可以設置多個有權限管理域的管理員。值得一提的是暱稱功能。暱稱主要是在郵件系統時使用。例如,我們的主域是abc.com; 創建了一個用戶叫 user, 那這個用戶的帳號和郵件地址就是 [email protected] ;  但是,這個user的用戶,同時還兼任公司HR的職務,他希望用他的郵箱也能收到發向 [email protected] 下的郵件。那麼只要點擊「添加暱稱」,向 [email protected]帳號下添加[email protected]的暱稱即可。 這樣user就可以在一個郵箱內收到發往[email protected][email protected]兩個地址的郵件;另外,剛才在說域的時候我們配置過別名域。系統默認在新建一個用戶以後,系統會把對應別名域下的郵箱地址作為暱稱添加到用戶上;例如 efg.net是一個別名域, 那默認 [email protected] 就是 [email protected]帳號下的一個暱稱,同樣通過一個郵箱可以收到;

這裡明確一下,以上[email protected] ; [email protected] ;[email protected] 都是郵件地址;但只有 [email protected]是帳號,可用來登錄Google Apps。另外,別名域下就不能設置多個暱稱了。

現在通過一個郵箱地址已經可以收到發往多個郵件地址的郵件,那我們當然也希望往外發郵件的時候,也可以使用不同地址作為發件人。這個問題,其實屬於Gmail的基本功能,只要簡單的在設置菜單裡「添加其他帳戶」,並相應配置即可。這裡不詳細說明了。

最後菜單是修改用戶所屬群組的,操作和界面很簡單,不細說了。

群組的概念應該理解為郵件和權限組;在「群組」菜單對群組進行新建和管理;每個群組都可以若干用戶成為其成員。每個群組都對應一個類似[email protected]格式的郵件地址作為標識。群組主要用在發送群組郵件和設置共享權限的時候來使用,比如Doc/Website。同樣不能作為系統帳號登錄平台;

群組裡面比較特殊的是「角色和許可」。用來限制哪些用戶可以向這個群組(郵件列表)發送郵件。主要有「任意電子郵件地址」、「主域內用戶」、「成員」、「所有者」幾個級別;一般來說,群組的郵件列表主要為內部用戶使用,(如果開放給 )用戶可以根據實際情況來配置。

沒想到現在Google Apps已經有這麼多限制了。問題是,我甚至擔心Google Apps的免費服務會逐漸縮水,以致到關閉免費服務什麼的……唉,算了,想那麼多也沒用,就相信Google 「Don』t be evil」的承諾還有效吧。探索還要繼續寫下去,50人免費帳戶的Google Apps對有些小公司和團隊也不錯,而且估計大部分內容應該和專業版也是相通的吧。

三、 企業郵局

企業郵局是Google Apps的核心功能。首先每個Google Apps都是以電子郵件為帳號的,後綴就是申請時的主域。在整個Google Apps各個應用中,只要涉及到共享設置和提醒功能的時候都是以用戶的Email帳號或者郵件組(群組)為單位設置的。

a. 企業郵局的設置

企業郵局設置主要是在驗證了域的權限之後,需要設置對應域名的MX記錄。設置MX的記錄的主要目的就是使其它外部郵箱可以正確的解析發往主域的郵 件。具體的配置方法可以在後台菜單 「服務設置」-「電子郵件」 裡面的「有關如何啟動電子郵件的說明」,中找到詳細的配置說明,這裡就不細說了。

另外,如果設置別名域名,那對於別名域名也需要進行MX記錄的設置。

對於企業郵局的通用設置,在「服務設置」-「電子郵件」中有若干選項,根據需要配置即可;比較有用的是,可以設置一個公共郵箱,用於接收發送到主域但是無法匹配具體用戶的郵件。

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b. 企業郵局的使用

對於用戶來說,企業郵局和正常使用Gmail沒有太大的區別。網頁版訪問和客戶端軟件(Outlook,Foxmail等)都是可以的,Gmail 一些其他的功能,如設置過濾、在線web版Gtalk,加載實驗室功能等。關於Gmail的使用和技巧文章很多,這裡就不詳細說了;

c. 聯繫人

Gmail的通訊錄功能很方便,可以記錄聯繫人詳細信息,並設置分組;使用一些插件和小軟件,可以方便的在Gmail通訊錄與Outlook或者手 機通訊錄之間進行同步;在web端撰寫郵件,輸入收件人信息的時候,系統也會根據輸入的字母或者漢字對通訊錄進行搜索,並彈出提示;

在這裡,Google Apps作為企業和團隊的合作平台,體現出了與普通Gmail用戶的區別。可以把整個域內的所有用戶看作是一個公共通訊錄(當然,公共通訊錄只有用戶名和 Email地址,也包括對用戶群組的地址提示)。在web端輸入收件人信息的時候,系統不僅僅搜索個人的通訊錄,也會同時搜索整個域內的用戶,並進行輸入 提示。個人通訊錄部分提示,和公共通訊錄的提示,系統會用一根黑顏色的分割線區分開。優先提示個人通訊錄內的信息;(系統最多提示15個)

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四、 在線文檔和日曆-Google Doc & Google Calendar

在線文檔和日曆功能相對簡單,和獨立的在線文檔和日曆功能並沒有什麼太多區別;不太一樣的應該主要集中在共享設置時對域內外用戶配置策略。 Google Apps主要在企業或者團隊中進行工作協作和共享,所以文檔和日曆可以方便的共享給域內部分用戶、部分組或者全部域內用戶是非常有用的。

另外,日曆和文檔作為Google Apps體系中的應用單元,可以很方便被調用;比如,每次會議我們可以在日曆上進行預約、邀請和提醒;要求團隊裡每個人把每次開會時的總結和需要討論的文 檔上傳到Doc上;最後,嵌入到對應的日曆項中;這樣,每個人在參加會議之前都會收到提醒,並可以提前瀏覽一下會議的內容和需要討論的東西;開會時,只要 打開日曆項,就可以有計劃有順序的進行會議了。(日曆中添加Doc作為附件是LAB功能,貌似Google Apps默認開啟的,而獨立的Calendar裡面是默認關閉的。這個功能我覺得對Google Apps用戶來說實在很有用,如果能添加非Docs內的文件作為附件就更好了!)

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再比如,Doc和日曆裡面的內容都可以作為內容單元嵌入到Google Apps 網站(sites)模塊裡面,等到介紹Sites裡面的時候再說。

在用Apps日曆功能時有個功能點,我們會用到多人編輯同一個日曆的情況;不過,目前的Google Calendar只支持不同日曆配置不同顏色,顯示在一個界面;如果能支持同一個日曆,不同人添加(編輯)也用不同顏色顯示就好了:)

Docs和Calendar兩個模塊可以說是Google Apps最基礎的單元(同時也是Google網絡應用服務體系最基礎的單元), 其內容和配置很豐富,也在不斷更新,但也都不複雜;如何利用好,其實已經不是系統或者軟件的問題,而是思路的問題了。你可以要求每天早上系統默認發送當日 日程到團隊成員郵箱;也可以定制每次提醒,發送到受邀人員的手機;……  管理沒有固定的做法和模式,把各種因素和工具結合在一起實現管理目標就是最好的;使用Google Apps也是,Google只是給我們提供一個平台,怎麼用,還要結合企業(團隊)的實際情況:)。

五、 協作平台 (Google Sites)

協作平台(Sites)在我看來是Google Apps真正體現意義的功能。

我們之前說了,Google Apps很適合用作中小企業(團隊)進行信息共享、工作協作之用;共享的內容可能是文檔、日曆、Email等具體的內容;不過,單純的通過日曆、Docs 的共享功能進行交流,信息多起來以後會很零散、混亂,缺乏整體性;而通過Sites可以方便通過各種方式把這些信息整合到一起,方便的可以查看和編輯,大大增強了信息共享和協作的效率;

協作平台(Sites)模塊整體設置沒有什麼太多的內容,主要是限制Sites的可使用範圍是域內or域外。

只要開啟了協作平台功能,那域內的每一個用戶都有權限去創建多個網站。我們可以通過創建網站時設置的關鍵字進行檢索和查找;協作平台的擁有者可以隨時通過瀏覽器對內容和結構進行調整,而被授予瀏覽權限的用戶可以瀏覽協作平台;每一個頁面會生成一個類似於 http://sites.google.com/a/user.com/sites1/ 的訪問地址;

創建好一個協作平台以後,界面右上角有「更多操作」的菜單,我們可以在這裡進行共享設置和管理站點來對站點進行基本的設置;

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共享站點很簡單,和其他Google功能模塊設置共享權限差不多,這裡不詳細描述了。值得一說的是,這裡設置的是整個站點的可見性的權限。但是如果站點內嵌入的一些其他元素,比如Google Docs內的文檔,或者日曆的話,相應文檔和日曆的共享權限也需要設置;

管理站點內有很多功能,剛開始我們需要進行一些基本的配置。包括「常規」菜單裡面「站點名稱」、「站點類別」、「站點說明」等等;也包括「站點外觀」裡面對站點佈局、顏色字體和主題的設置等等;

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在「站點佈局」內,可以很方便的設置整個佈局。雖然選項並不多(只能修改標題高度、側邊欄位置等),但對於企業應用來說已經足夠了。同時在側邊欄內也可以嵌入若干功能小工具,包括文本、導航、最近站點活動、我最近的活動、倒計時這幾個,相信以後相關功能會越來越多。

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以上是協作平台的一個基本配置介紹。

協作平台真正加入內容還需要用到頁面。整個的組織架構是以頁面為單位,每一個頁面可以用來添加文本、插入各種內容元素等;同時,可以對頁面進行多層級樹形結構設置。

每個頁面新建的時候,可以選擇頁面的模板類型。目前有五種類型:網頁、公告式頁面、文件箱式頁面、列表式頁面和起始頁;同時,可以輸入頁面名稱和所在位置。(即所在的樹形結構的位置)

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1、 網頁式是最基本的一種頁面。點擊「編輯頁面」後就可以在瀏覽器內直接進行編輯。窗口提供一個簡單的富文本編輯器。還可以直接點擊<HTML>按鈕,進行代碼編輯。同時最上端菜單有「插入」、「格式」、「表格」、「佈局」等菜單;

頁面的內容可以靈活的進行編輯。可以輸入文本、超鏈接;調節格式、佈局和表格等;最靈活的應用體現在可以向頁面內插入各類內容單元,如Google Docs裡的文檔、日曆項、Google Adsense、Google地圖、Picasa相冊演示、視頻等等;也可以將Google的通用小工具(Gadget)嵌入到頁面中。

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另外,嵌入的單元也有少量配置項可以選擇;

而且,用戶可以針對每個頁面添加附件、或者進行評論。

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2、 公告類頁面就是個類似BBS的頁面組織形式。用戶可以新建帖子,或者瀏覽別人的帖子。同時對帖子添加附件和添加評論。每個帖子編輯的時候就是一個獨立的網頁式頁面,和前面提到的功能相同;

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3、 文件箱式頁面是一個文件上傳下載的管理類頁面;可以自定義文件夾,並把上傳的文件歸類的各文件夾內。遺憾的是,在一個文件箱式頁面內部的文件夾沒有層級劃分的機制,如果有多個層級,只能用頁面來進行。

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这个类别页面管理文件还有简单的版本管理。如果重新上传文件的名字相同,系统会自动更新版本号,而且,还会保留以前版本的内容,很好用:)只要点击当前版本可以看到历史版本列表;

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4、 列表式頁面是一個類似數據統計表單的匯總頁面。用戶可以自定義需要統計的內容(列表的具體項),然後添加每一個條目的內容來進行匯總。比如,我們可以定義一個公司員工通訊錄,裡面記錄員工的相應信息,並進行管理;

這類頁面非常適合用於需要長期維護,修改頻繁,又需要給其他人共享的列表類信息。

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5、 起始類頁面就可以看作簡單的一個網頁式頁面+個人小工具添加器,很簡單,不詳細說了;

總之,協作平台的功能我覺得是非常靈活的。用戶很是可以發揮自己的想像,去組合和創造使用的方式,來豐富和完善工作中的一些方法。使得信息的共享、發佈和協作更加容易。

Source : google.org.cn